Jak korzystać z SecuGrafik

1. Do czego służy SecuGrafik

SecuGrafik to narzędzie do planowania i wizualizacji grafików pracy w agencjach ochrony, dozoru i monitoringu — od 30 do 250+ pracowników. Cały miesiąc widać na jednej siatce: wiersze to pracownicy, kolumny to dni. Na siatce ustawiasz służby, urlopy, zwolnienia lekarskie i preferencje, a gotowy grafik możesz przekazać do solvera optymalizacyjnego w chmurze (Modal.com), który ułoży obsadę obiektów automatycznie.

Aplikacja działa w dwóch trybach, które można łączyć: planowanie ręczne (klikasz komórki i ustawiasz służby sam) oraz optymalizacja automatyczna (solver dobiera służby tak, aby pokryć zapotrzebowanie obiektów i spełnić ograniczenia).

2. Podstawowe pojęcia

Służby (zmiany)

Uprawnienia (kwalifikacje)

Każdy pracownik ma przypisane uprawnienia — np. Licencja pracownika ochrony (kwalifikowany), Pracownik ochrony bez licencji, Pozwolenie na broń, Grupa interwencyjna i inne. Obiekt może wymagać określonych uprawnień (np. pozwolenie na broń na obiekcie z bronią); pracownik nigdy nie dostanie służby na obiekcie, którego wymagań nie spełnia.

Obiekty

Obiekt to miejsce służby: patrol, recepcja, monitoring, konwoje. Każdy ma kod, klienta, typ, godziny otwarcia (lub pracę 24/7), wymagane uprawnienia i dozwolone służby. Zapotrzebowanie definiujesz per obiekt — matryca rozpisuje ludzi na dzień × służba × obiekt.

Umowy i wymiar czasu

• UoP (umowa o pracę) — etat 1.0, 0.8 (4/5), 0.75 lub 0.5, także system równoważny (art. 135) albo dozór/ochrona 24 h (art. 137). Cel godzin = liczba dni roboczych × 8 h × etat, pomniejszony o UW i L4 przypadające w dni robocze.
• UZ (umowa zlecenie) — deklarowana liczba godzin w miesiącu, ustawiana w profilu pracownika.

Plan / cel i bilans

Kolumna Plan pokazuje godziny zaplanowane pracownikowi w miesiącu, a Bilans — różnicę względem celu. Bilans dodatni (zielony) to nadgodziny, ujemny (czerwony) — niedogodziny. UW i L4 nie zwiększają planu: obniżają miesięczną normę o 8 h proporcjonalnie do etatu za każdy dzień roboczy. Gwiazdka przy celu oznacza, że norma została w ten sposób obniżona.

Pokrycie zapotrzebowania

Pasek pod każdym dniem pokazuje, czy obsada zgadza się z zapotrzebowaniem godzinowym: zielony — pełna obsada, czerwony — niedobór ludzi, żółty — nadmiar. Kliknięcie numeru dnia otwiera Inspektora Dnia z rozbiciem obsady na godziny i obiekty.

3. Wymagania twarde i miękkie

Aplikacja oznacza każdą regułę flagą „twarda" / „miękka". Warto znać ten podział, bo decyduje o tym, na czym można polegać.

Przykład: jeśli pracownik „chce wolne" w sobotę, ale bez niego obsada obiektu nie domyka zapotrzebowania, solver może mu tę sobotę przydzielić. Natomiast nigdy nie przydzieli mu służby w dniu L4 ani na obiekcie, którego uprawnień nie posiada.

4. Jak pracować z aplikacją

1. Wybierz miesiąc i szablon. Strzałki przy nazwie miesiąca przechodzą między miesiącami — personel, etaty i reguły są zachowane, a preferencje i L4 czyszczone. Menu „Szablon" ładuje gotowy zespół 30, 100 lub 200 obiektów wraz z dopasowaną pulą pracowników.
2. Edytuj dzień pracownika. Kliknij komórkę siatki. W oknie edycji są trzy niezależne sekcje:
   • Preferencja pracownika — „Brak" (domyślna), „Chcę pracować (dowolna służba)", „Chcę wolne" albo konkretna preferowana służba. Preferencja jest widoczna na siatce jako przerywana ramka z sercem.
   • Służba w grafiku — ręczne przypisanie służby; obiekt wybierasz tylko spośród tych, których wymagane uprawnienia pracownik posiada.
   • Nieobecność (UW / L4 / X) — ustawiana zakresem dni (od–do), np. urlop 3–14. Dla L4 można wskazać rodzaj zwolnienia. X oznacza niedostępność, która blokuje służbę, ale nie obniża normy godzin.
3. Nanieś wiele preferencji naraz. Kliknij nazwisko, a potem „Kalendarz preferencji (pędzel)”. Wybierz preferowaną służbę, „Chcę pracować”, „Chcę wolne”, UW, L4 albo X i klikaj lub przeciągaj po dniach.
4. Edytuj profil pracownika. Kliknij nazwisko: zmienisz umowę, etat/deklarację godzin, uprawnienia, rejony pracy (reguła twarda — tylko obiekty z tych rejonów), rejon preferowany (kara „Praca poza regionem pracownika” w profilu kar), rolę i przypisane reguły SG.
5. Zarządzaj regułami zbiorczo. Przycisk „Reguły" otwiera panel z katalogiem SG-1…SG-26, parametrami i podglądem, kogo dotyczą.
6. Szukaj i filtruj. Wyszukiwarka nazwisk/ID, filtr uprawnień, typu umowy i odchylenia bilansu (nadgodziny / niedogodziny / w normie).
7. Sprawdź dzień. Kliknij numer dnia w nagłówku — Inspektor Dnia pokaże obsadę godzina po godzinie (00:00–24:00) z rozbiciem na obiekty.
8. Ułóż szkic lokalny. Przycisk „Szkic lokalny" wstępnie rozkłada służby po zapotrzebowaniu — dobry punkt startowy przed optymalizacją.
9. Optymalizuj. „Optymalizuj grafik (Modal.com)" wysyła grafik do solvera. Po zakończeniu zobaczysz metryki (status, czas, nad-/niedogodziny UoP, godziny UZ, liczba przypisań), a wynik zostanie naniesiony na siatkę. Preferencje i nieobecności są przy tym zachowane.
10. Zabezpiecz dane. „Eksport JSON" zapisuje całą konfigurację do pliku, „Import JSON" ją przywraca. Z tego samego menu wyczyścisz grafik lub zresetujesz dane.

Kropki preferencji na kafelkach dni

Zielona kropka w prawym górnym rogu kafelka oznacza spełnioną preferencję pracownika. Przed wygenerowaniem grafiku pracownik wskazał „Chcę pracować” albo konkretną preferowaną służbę, a solver lub planista przydzielił mu w tym dniu pracę zgodną z życzeniem.

Czerwona lub koralowa kropka oznacza naruszenie preferencji „Chcę wolne” — pracownik zgłosił wolny dzień, ale mimo to otrzymał służbę, np. z powodu zapotrzebowania. Preferencje są miękkie, dlatego solver może je naruszyć. Kliknij kafelek, aby sprawdzić zapisaną preferencję i przydzieloną służbę.

4b. Licencja, limity i dane firmy

Pierwsza optymalizacja w chmurze rozpoczyna bezpłatny okres próbny: 6 miesięcy, maksymalnie 5 optymalizacji na minutę i 100 w miesiącu. Stan licencji i liczbę pozostałych optymalizacji widać w Ustawieniach. Abonament obejmuje 1000 optymalizacji miesięcznie przez rok.

Po przekroczeniu limitu pojawi się krótki komunikat z wielkością limitu. Po zakończeniu okresu próbnego aplikacja poda kontakt w sprawie abonamentu (info@makespan.pl). Klucz otrzymany po zakupie wpisz w Ustawieniach w polu „Klucz abonamentu” i kliknij Aktywuj. Szkic lokalny, edycja i eksporty działają zawsze.

W Ustawieniach wpisz też Nazwę firmy i Imię i nazwisko operatora — trafiają do arkusza „Informacje” w Excelu i do eksportu JSON. Klucz licencji nie jest eksportowany.

4a. Zachowanie przy braku obsady

W Ustawieniach wybierz sposób działania na wypadek, gdy wszystkich wymaganych służb nie da się obsadzić bez naruszenia wymagań twardych.

Tryb braków nie osłabia reguł twardych, takich jak nieobecności, wymagane uprawnienia czy SG-16. Reguły miękkie, takie jak SG-17, nadal mogą zostać naruszone zgodnie z wybranym profilem kar.

5. Zapotrzebowanie i heatmapy

Strona „Zapotrzebowanie” jest źródłem danych o wymaganej obsadzie. Matryca określa liczbę osób dla każdego dnia, rodzaju służby i obiektu. Można poruszać się po niej strzałkami, wkleić blok liczb z Excela, zaznaczać dni oraz kopiować, zerować i mnożyć ich wartości.

5a. Raporty

Strona „Raporty” przygotowuje gotowe wydruki w układzie tabelarycznym (czcionka o stałej szerokości, 132 kolumny, format A4 pionowo lub poziomo dla bardzo szerokich raportów). Każda strona ma w lewym górnym rogu nazwę raportu, w prawym numer strony, a pod nią datę wydruku; na końcu raportu wypisywane są kryteria (filtry), według których został wykonany.

6. Katalog reguł SG-1…SG-26

Reguły pochodzą z modelu optymalizacyjnego (security_rules.mzn). Reguły o zasięgu globalnym dotyczą całej agencji; pracownicze przypisuje się w profilu pracownika lub w panelu „Reguły".

Pozostałe reguły: SG-1 dowódca na każdej obsadzonej służbie, SG-2 min. jedna osoba z bronią, SG-3 zamknięcie obiektu w konkretny dzień, SG-8 zakaz nocy, SG-9 limit służb 24 h, SG-10/SG-11 zakaz/tylko wskazane obiekty (akredytacje), SG-16/SG-17 wolne weekendy (twardo/miękko), SG-18 limit pracujących weekendów, SG-21/SG-22 rotacja i ciągłość na obiekcie, SG-24 limit służb na obiekcie, SG-25 anty-samotny dzień pracy, SG-26 stabilność pasma godzinowego. Każde naruszenie widać w grafiku: żółte obramowanie komórki i ostrzeżenie pod nazwiskiem (najedź, by zobaczyć szczegóły).

6a. Profile kar solvera

Solver nie „łamie” reguł miękkich losowo — porównuje kary. Każda nieobsadzona służba, godzina nadgodzin czy naruszona preferencja ma swoją wagę, a solver wybiera grafik o najmniejszej sumie kar. W panelu Reguły → Profil kar solvera wybierasz zestaw wag. Liczą się proporcje: jeśli 8 h nadgodzin kosztuje więcej niż pusta służba, solver zostawi służbę nieobsadzoną (aplikacja pokaże wtedy ostrzeżenie).

• Zrównoważony (domyślny) — obsada przed nadgodzinami, nadgodziny tylko w razie potrzeby.
• Maksymalne pokrycie — obsadza wszystko kosztem nadgodzin i preferencji; na okresy szczytu.
• Dobrostan pracowników — chroni weekendy, niedziele, preferencje i rytm pracy; akceptuje braki obsady.
• Kontrola kosztów — unika nadgodzin, lepiej wykorzystuje godziny UZ.

Przycisk „Pokaż wagi” odsłania suwaki. Gotowych profili nie można nadpisać — zmienione wagi zapisz przyciskiem „Zapisz jako własny…”. Własne profile można zmieniać, przemianować i usuwać; zapisują się z danymi i w eksporcie JSON. Po optymalizacji ramka metryk pokazuje użyty profil i rozbicie naruszeń, np. „SG-5: 10, pref_off: 8”.

Porównanie profili przed wyborem

Przycisk „Porównaj profile kar” nad grafikiem pozwala uruchomić od 1 do 5 profili na dokładnie tych samych danych testowych. Obliczenia wykonywane są kolejno, a bieżący grafik pozostaje bez zmian. Tabela wyników porównuje status solvera, procent pokrycia, nieobsadzone służby (w tym weekendy), nadmiar obsady, naruszenia miękkie i ostrzeżenia aplikacji, nad-/niedogodziny, godziny UZ, liczbę przypisań oraz czas. Pogrubienie wskazuje najlepszy wynik w danym wierszu, ale ostateczny wybór zależy od priorytetów agencji.

1. Zaznacz profile do porównania i kliknij „Uruchom porównanie”.
2. Porównaj pokrycie z kosztami godzin i liczbą naruszeń poszczególnych reguł.
3. Kliknij „Wybierz” pod najlepszym wariantem — dopiero wtedy jego grafik zastąpi bieżący.

SG-17 a SG-16: SG-16 to twardy zakaz pracy w weekendy. SG-17 to miękka preferencja wolnych weekendów — solver może ją naruszyć, gdy brakuje ludzi (kara wg profilu).

7. Wydruki, Excel i wersje

• Excel zapisuje grafik, podsumowanie godzin, matrycę zapotrzebowania i profil tygodniowy w osobnych arkuszach.
• Drukuj przygotowuje siatkę grafiku w układzie poziomym A3, bez paneli sterujących.
• Eksport i import JSON tworzą pełną kopię danych aplikacji i pozwalają ją później odtworzyć.
• Numer wersji jest widoczny przy logo. Kropka oznacza nowe poprawki; kliknięcie wersji otwiera historię zmian i oznacza aktualizację jako przeczytaną.

8. Pracownicy i słowniki

• Dodaj pracownika (pasek nad grafikiem) otwiera pusty profil. ID podpowiada się automatycznie (np. P031) i musi być unikalne; wymagane są imię i nazwisko oraz co najmniej jedno uprawnienie.
• Usuń pracownika w profilu — po potwierdzeniu znika też jego grafik, preferencje i nieobecności. Przez 8 sekund można to cofnąć przyciskiem „Cofnij”.
• Duplikuj tworzy kopię profilu (umowa, etat, rola, uprawnienia, reguły) z nowym ID i pustym grafikiem.
• Słowniki → Role: dodawanie, zmiana nazwy (przenosi się na pracowników) i usuwanie. Rolę w użyciu usuniesz dopiero po wskazaniu roli zastępczej.
• Słowniki → Uprawnienia: kod (niezmienny po zapisie), nazwa i skrót; maks. 15 uprawnień. Usunięcie uprawnienia zabiera je pracownikom, czyści wymagania obiektów i odwołujące się do niego reguły.
• Słowniki → Obiekty: kod, nazwa, miasto, klient, typ, wymagane uprawnienia, dozwolone służby i godziny otwarcia (albo praca 24/7); maks. 200 obiektów. Usunięcie obiektu czyści matrycę, grafik i reguły.
• Słowniki zapisują się razem z danymi i w eksporcie JSON.

9. Ograniczenia

• Solver pilnuje reguł, aplikacja je kontroluje. Po optymalizacji zawsze zweryfikuj wynik na siatce — aplikacja pokazuje ostrzeżenia za naruszenia miękkich reguł (np. SG-20 przy braku obsady), a reguły twarde powinny być spełnione. Jeśli solver nie rozpoznał jakiejś reguły, widać to w ramce metryk.
• Dane są trzymane lokalnie w przeglądarce (localStorage), nie na serwerze. Wyczyszczenie danych przeglądarki usunie grafik — rób regularnie „Eksport JSON" jako kopię zapasową.
• Matryca wymaga właściwego rozkładu na służby. Starsze dane bez matrycy są migrowane automatycznie według stałych proporcji. Warto sprawdzić je na heatmapie i skorygować ręcznie.
• X nie obniża normy godzin. Jest wyłącznie informacją o niedostępności. Tylko UW i L4 w dni robocze obniżają cel proporcjonalnie do etatu.
• Reguły miękkie mogą zostać złamane (np. SG-20 przy braku obsady) — aplikacja zawsze pokaże takie naruszenie w grafiku.
• Reguły par (SG-19/SG-20) nadane zbiorczo w panelu „Reguły” nie tworzą się automatycznie u partnera — ustawiaj je w profilu pracownika.
• Optymalizacja dużych zespołów może potrwać kilka minut — to normalne; poczekaj na metryki.